Una Intranet es una red de ordenadores privados que utiliza tecnología Internet para compartir de forma segura cualquier información o programa del sistema operativo y para evitar que cualquier usuario de Internet pueda ingresar. Por otra parte una Extranet es parte de la Intranet de una organización pero que se extiende a usuarios fuera de ella.”

Una Intranet es una herramienta interna de la empresa que puede resolver, por ejemplo, el problema de la distribución de información para todos los empleados , así pues se pueden publicar manuales, planes de acción, procedimientos, material de formación, folletos de marketing y productos, listas de precios, información comercial, anuncios, promociones etc. Y son accesibles para el empleado o cliente de forma inmediata, y con un ahorro considerable respecto a los métodos clásicos, panfletos, circulares, notas informativas, etc. Además cualquier actualización de datos es inmediata y no supone ninguna carga para la empresa como los métodos tradicionales.

Una Intranet organiza, además, la distribución de una empresa, ya que cada división puede tener su apartado en la Intranet. Se puede organizar también una lista de encuentros y reuniones a la que cada empleado podrá acceder rápidamente, planificando así las reuniones de empresa de una forma más eficaz. Se mejora de esta forma la comunicación entre todos los trabajadores, y las sugerencias, peticiones o cualquier comunicación en general, se realiza de una forma más rápida y eficiente.

Se aprovechará también la potencia de una Intranet para tener acceso rápido a cualquier documento de la empresa, siempre que se tenga el nivel de privilegios adecuado. Esta es otra de las ventajas de una Intranet, su seguridad. Solo tendrán acceso a los recursos aquellos empleados que lo necesiten realmente. Siguiendo con la potencia y velocidad de acceso a datos de una Intranet, el tiempo empleado en realizar cualquier búsqueda de datos de cualquier departamento de la empresa se reduce considerablemente, por lo que la productividad de la empresa mejora.

Una extranet es una herramienta que permite compartir de forma segura parte de la información de una organización, como por ejemplo información con proveedores, compradores, socios, clientes o cualquier otro negocio u organización. Se puede decir en otras palabras que una extranet es parte de la Intranet de una organización que se extiende a usuarios fuera de ella.

La extranet suele tener un acceso semiprivado, para acceder a la extranet de una empresa no es necesario que el usuario sea un trabajador de la empresa, pero si tener un vínculo con la entidad.

A continuación se ofrecen otros ejemplos del uso de las extranet en los que no sólo se aprovechan las ventajas asociadas a la colaboración:

1. Compartir manuales de productos: Si su empresa se dedica a la fabricación, puede ofrecer acceso a documentos destinados a los usuarios, así como a especificaciones técnicas que sobre papel supondrían la impresión de miles de páginas.
2. Publicar catálogos en línea: Los proveedores y los mayoristas tienen la posibilidad de ofrecer a los distribuidores un inventario de catálogos actualizados para optimizar las transacciones comerciales, tanto para los compradores como para los vendedores. También pueden ofrecer descuentos a los clientes y anunciar los artículos rebajados.
3. Llevar a cabo la administración de proyectos: Una extranet puede servir como sistema de administración de proyectos para mantener la coordinación con los contratistas. Estos sistemas permiten a los equipos de la empresa supervisar a los proveedores externos, quienes pueden utilizar la extranet para informar de sus progresos.
4. Proporcionar herramientas de servicio al cliente: Con una extranet puede permitir que los clientes se conecten y vean información personalizada de sus cuentas, realicen un seguimiento de sus pedidos y se comuniquen con el personal de ventas y de servicios.
5. Ofrecer formación en línea: Las empresas especializadas en la formación en línea pueden ofrecer cursos y materiales didácticos a través de extranets.
6. Administrar cadenas de suministro:. Las extranets pueden contribuir a mantener datos de inventario precisos y actualizados.
7. Demostraciones comerciales: Las extranets permiten a los representantes de ventas ofrecer presentaciones interactivas, independientemente de la ubicación del cliente y sin las restricciones asociadas a los programas de las ferias comerciales y los ajustados presupuestos para viajes.
8. Obtener una vista previa del trabajo de diseño de Web: Los diseñadores Web pueden utilizar las extranets para que los clientes dispongan de vistas previas de los diseños de Web en proyecto, lo que redunda en una mayor eficiencia en el proceso de desarrollo.